2008-ban a gazdasági válság kitörésével egyre több cég szembesült azzal a problémával, hogy az addig rendesen fizető ügyfelei is késedelmesen vagy egyáltalán nem fizetik ki a kiállított számlákat.
A helyzet kényelmetlensége nem csak abban áll, hogy a cég nem jut időben a megérdemelt pénzéhez, hanem abban is, hogy az ÁFÁ-t már az előtt be kell fizetni, hogy a vevő kifizette volna. Arról már ne is beszéljünk, ha egyáltalán nem fizet, akkor ÁFA revízióval és egyéb kellemetlenségekkel kell szembenézni.
A fenti helyzet elkerülésére egyre többen kezdték alkalmazni azt a technikát, hogy a számla kiállítása előtt egy proforma számlát küldtek, és csak ha fizetett a vevő, akkor állították ki a végleges számlát.
Természetesen proforma számla már a gazdasági válság előtt is létezett, hisz ismeretlen (sok esetben eltérő országokban működő) cégek közötti üzlet során egyszerűbb volt segítségével előre bekérni a pénzt, mint a vevőnek banki garanciát igazolni a szállító felé.
A proforma számla fogalma
A proforma számla az egyfajta fizetési értesítés, mely a végleges számla kiállítása előtt készül abból a célból, hogy a vevő teljesíthesse a megrendelt áruval vagy szolgáltatással kapcsolatos fizetési kötelezettségeit. Ebből kifolyólag tartalmilag megegyezik a végszámlával, de adóügyi vonatkozásai nincsenek.
Proforma számla az SAP Business One-ban
Az SAP Business One-ban több lehetőség is adódik a proforma számla, illetve egy kicsit általánosítva a problémát, az előleg kezelésére. Hogy ezek közül melyiket érdemes választani az az alábbi kérdésekre adott válaszokon múlik:
- A végszámla teljes összegét vagy csak egy részét szeretném bekérni?
- Ez egy már megrendelt áru/szolgáltatás vagy a proforma számla is az érdeklődés felkeltését szolgálja, igazából csak akkor lesz komoly, ha fizetnek is (pl. előre kiküldött proforma: könyv, továbbképzés, stb. estén szoktak ilyet csinálni)?
- Kis mennyiségben vagy tömegesen lesz kiküldve?
Teljes vagy részösszeg?
Amennyiben csak részösszeget szeretnénk bekérni, akkor a proforma számla helyett egy előlegbekérőt kell kiállítani (hisz a végszámla nem is úgy fog kinézni, mint ahogy a proforma).
Az előlegbekérőnek megvannak ugyan azok az előnyös tulajdonságai (nincs adóügyi vonzata, tartalmazza az összes szükséges információt a fizetéshez, stb.) mint a proformának, de alkalmas akár ugyan arra a végszámlára vonatkozóan többszöri előleg igénylésre is.
Előleg igénylés esetén a pénz beérkezésekor nem végszámlát, hanem előlegszámlát kell kiállítani a befolyt pénzösszegről. Az előleg számla (és persze a végszámla is) már érinti az ÁFÁ-t.
Megrendelt vagy csak próbálkozunk?
Ez a kérdés azért lényeges, mert amennyiben egy megrendelt szolgáltatásról van szó, akkor azt már érdemes rendelésként rögzíteni a SAP Business One-ban és az alapján kiállítani a proformát vagy az előlegbekérőt (lásd előző kérdést). Így ugyanis az már megjelenik a kimutatásokban, látszik beszerzés, gyártás számára, a teljes élettörténete nyomonkövethető lesz a rendszerben.
Ha ez még csak egy próbálkozás, akkor célszerű rendelés vagy számla tervezetként rögzíteni, mert így az adatai már rögzülnek, de még nem kerülnek végleges tételként be a rendszerbe. Amikor fizet a vevő egyszerűen előhívható a tervezet és egy gombnyomással elkészíthető a végleges bizonylat.
Tömegesen kiküldött?
Kis mennyiségű kiküldés esetén nincs más teendőnk, mint a fentiek szerint eljárni és kézzel rögzíteni az adott bizonylatokat.
Tömeges kiküldésnél - attól függően, hogy mit válaszoltunk az előzőekben - két lehetőség áll előttünk:
- Az SAP Business One-hoz "ingyenesen" biztosított SAP Crystal Reports segítségével az SAP Business One-ban (vagy más adatforrásban, pl. webáruház rendszerében, stb.) tárolt adatok alapján kinyomtatjuk a proforma számlákat anélkül, hogy bármi nyoma maradna az SAP rendszerben.
- Egy program (AddOn) segítségével hozzuk létre az SAP Business One-ban az adott tételeket, akár számla vagy rendelés tervezetről, akár éles rendelésről, sőt, akár végleges számláról legyen szó, majd nyomtatjuk őket.
Proforma számla készítés videó bemutató
A nagy felbontású HD verzió a facebook oldalunkon érhető el
Összegzés
Mint a fentiekből látható a proforma számla kiállítása önmagában nem egy komplikált dolog. Bármilyen szövegszerkesztőben egyszerűen elkészíthető dokumentumról van szó.
Amennyiben azonban egy összetettebb értékesítési/ügyviteli folyamat során vagy nagy tömegben kell előállítan indokolt lehet valamilyen professzionális ügyviteli megoldást például az SAP Business One-t alkalmazni.
A SAP Business One rendszerről részletes ismertetőt az alábbi oldalainkon találhat:
